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Gestion et Coordination du Programme

Suivi-évaluation
Tableau n°28 : POINT DE LA MISE EN ŒUVRE DU SUIVI EVALUATION

RUBRIQUES
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
TOTAL

P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
%

Personnel -

Mise en place du personnel - - - - - - - - - - - - - - - - -

Recrutement
2
2
11
0
11
11
0
0
0
0
0
0
0
0
13 13
100

Informaticien- Statisticien 0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
1
1
0
0
1
1
100

Achat équipement -

Unités informatiques
1
1
0
0
1
1
0
0 - -
1
1
3
3
6
6
100

Moto agents
0
0
2
2
10
10
0
0
0
0
12
1
12
1
15
15
100

Calculatrices programmables
0
0
11
0
0
0
11
11
0
0
0
0
0
0
11
11
100

Mobiliers de bureaux (un lot)
0
0
2
2
11
0
11
11
0
0
1
1
0
0
14
14
100

Equipement divers
0
0
11
0
11
0
11
11
0
0
0
0
11
0
22
11
50

Formations -

Tech pro
0
0
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2
2
100

Cadres
0
0
5
0
5
5
5
5
5
0
5
0
3
0
5
5
100

Formation/Recyclage (SPSS)
0
0
0
0
5
0
1
0
3
3
4
0 -
0
5
3
60

Appui (ACCESS)
0
0
0
0
1
0
1
5
0
0
4
0
4
4
9
9
100

Enquêteurs (nbre séances)
0
0
1
0
1
1
2
1
0
0
1
1
1
0
4
3
75

Enquêtes -

Enquêtes ponctuelles
0
0
2
0
2
2
2
3
3
5
2
2
3
1
14
13
80

Enquêtes d’opinion
0
0
2
0
2
1
4
4
0
2
4
1
4
3
16
11
69

Enquêtes permanentes
0 0
1
0
1
0
1
1
1
0
1
0
1
0
6
1
0

Bilan mi- parcours
0
0
0
0
0
0
1
1
0
0
0
0
0
0
1
1
100

Visites d’échange d’expériences
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
1
0
2
0
0

Source : UGP/PDR-MS

Dans le cadre du suivi et de l'évaluation des actions du Programme, un dispositif a été progressivement mis en place pour édifier la Direction de l'UGP, les décideurs, les bailleurs de fonds et même les bénéficiaires.
Sous la responsabilité technique et administrative du chef de Division Programmation et Suivi, ce dispositif comprend :
" Un Chef de Section
" Un Statisticien informaticien
" Un contrôleur d'enquête
" Un opérateur de saisie
" 10 enquêteurs déployés pour la collecte des données sur toute la zone d'intervention du Programme. Ces enquêteurs s'occupent individuellement d'un espace dite zone d'enquête couvrant un certain nombre de villages.
Cette structuration a toujours favorisé la réalisation des enquêtes jusque là menées par la Section Suivi - Evaluation de l'UGP. Actuellement, les enquêtes réalisés sont :
¢ Les enquêtes de suivi d'activités spécifiques (suivi des sessions intensives d'alphabétisation, suivi de la construction et d'équipement des infrastructures réalisées par les différents prestataires, le maraîchage, les parcelles test ) ;
¢ Les enquêtes d'évaluation (fonctionnalité des SVD créées, fonctionnalité des premières caisses, fonctionnalité des forages réhabilités ou réalisés, fonctionnalité du réseau de distribution de l'Apron plus) ;
¢ Les enquêtes structure (au niveau de tous les villages) pour prendre en compte l'évolution démographique, l'évolution au niveau du cheptel, du matériel agricole, des superficies, l'évolution de la réalisation des infrastructures.
Certaines enquêtes ont été décommandées par certaines missions d'appui notamment les enquêtes de suivi rapproché ( par la mission Chatelier) jugé trop fastidieux et les résultats étaient moins fiables.
Pour le traitement des données, trois (3) logiciels sont utilisés, il s'agit de ACCESS, pour la gestion de la base de données, SPSS et Excel pour le traitement des données quantitatives. Différents cadres ont bénéficié de formation à différents logiciels :
" le chef de Division Programmation et Suivi Technique et le chef de la Section Suivi - Evaluation ,pour le logiciel Tech pro qui n'est pas d'ailleurs fonctionnel à l'UGP, car le logiciel, était encore au stade de démonstration ;
" les chef de Division Programmation et Suivi Technique , de la Section Suivi - Evaluation, de la section programmation, de la section Formation et Activités Féminines, et du Contrôleur d'Enquête pour le logiciel ACCESS ;
" des recyclages et initiation en EXCEL et WORD ont été organisés pour les agents de l'UGP y compris ceux de la DPS ;
" formation en SPSS des chefs Section Programmation, Crédit ,et du Contrôleur d'Enquête).
Dans sa mise en oeuvre le Suivi évaluation a connu quelques difficultés. D'abord, le manque de cadre logique depuis le démarrage du Programme jusqu'en Septembre 2001. La restitution du plan d'opération n'a lieu qu'en juin 2002, chose qui n'a pas facilité une bonne programmation et un bon suivi des activités.
Ensuite un des problèmes auxquels le Suivi évaluation s'est confrontée a été celui du choix méthodologique. En fait deux consultants en suivi évaluation ont proposé deux approches. Le premier s'est beaucoup appesanti sur le suivi des activités, pendant que le second a accordé une place de choix à l'évaluation de l'impact du Programme à travers quelques UPA choisies. C'est pourquoi une harmonisation de ces deux approches n'a pas été facile.

Le principal problème rencontré reste et demeure l'insuffisance d'appui ponctuel de la part de la Cellule de Planification et de la Statistique (CPS ) du Ministère de l'Agriculture de l'Elevage et de la Pêche qui a d'ailleurs signé un protocole d'accord avec l'UGP pour l'évaluation d'impact du Programme. La mesure de l'impact étant incontournable dans le processus d'évaluation, il a été impossible de bénéficier de la CPS un appui si minime soit il ou une implication réelle pour le suivi permanent de quelques exploitations agricoles. Cela aurait permis d'apprécier l'apport du Programme au niveau des bénéficiaires.
Devant cette situation l' UGP a pris contact avec certains partenaires qui ont une expérience confirmée pour faire un appui en direction du suivi évaluation. Ont été touchés :
" L'IITA du Bénin qui a effectué en fin Juillet 2002 une mission de prise de contact pour reconnaître les failles du dispositif et faire des propositions fiables.
" L'Institut d'Economie Rurale IER de Bamako qui est l'un des mieux outillés du Département dans le domaine, a envoyé une mission du 26 au 29 Septembre 2002 faire l'état des lieux en vue de mieux orienter son appui . A l'issue des travaux ,elle s'était proposé :
o d'établir les nouveaux contours du système de suivi-évaluation et les rôles de chaque partenaire. Selon cette mission, la cellule suivi-évaluation de l'UGP ne devrait pas se substituer à celle des autres partenaires. Elle doit focaliser ses efforts sur des enquêtes spécifiques et centraliser les résultats des autres,
o d'aider à définir les types d'enquêtes et le zonage,
o de revoir les ressources humaines par rapport au volume de travail ainsi que les outils méthodologiques de collecte des données,
o de songer à la formation des cadres et les adapter aux besoins du Programme
o de voir dans quelle mesure le vide créé par la non réalisation de l'enquête de base peut être rattrapé
Pour des raisons spécifiques l'appui de l'IER n'a pas encore été possible.
Une amélioration des rapports UGP-CPS a permis à cette dernière d'effectuer une mission.
Finalement, c'est l'IITA du Bénin qui a été selectionné pour conduire l'évaluation des effets et impacts du Programme. Ils sont actuellement sur le terrain.
En dépit de tous ces problèmes, le dispositif de suivi évaluation a pu mener autant que faire se peut sa mission . Le recrutement d'un statisticien informaticien et le renforcement du matériel informatique permettront d'améliorer encore d'avantage ses performances.

Assistance Technique

Volets et Activités
1998
1999
2000
2001
2002
2003

P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R

Assistance technique en Suivi - évaluation
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-

Appui et réorganisation du système de suivi – évaluation
1
1
0
0
1
1
0
0
0
0
2
1

Organiser des enquêtes ponctuelles
0
0
0
0
0
0
1
0
2
2
3
0

Renforcer l’outil informatique de l’UGP -
2
2
1
1
2
2
2
1
7
1
12

(achat d’ordinateurs)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-

Assistance en gestion
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-

Achat logiciel HIDS (achat et formation)
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-

Mise à jour du logiciel HIDS
-
-
-
-
-
-
1
1
-
-
1
0

Renforcement des compétences en gestion
-
-
-
-
-
-
1
1
1
1
-
-

Audits
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-

Payer audit des comptes -
1
1
1
1
1
1
1
1
0
1
1

Les appuis du suivi évaluation par l'assistance technique se résument :
- à la mission d'un consultant de ECDR (Mr Augustin Durant) qui a élaboré guide méthodologique en 1998 ;
- la mission d'appui de G. Chatelier en 2000 ;
- et celle de Lionel Seydoux dont les conclusions n'ont été exploitables.
Les enquêtes ponctuelles ont été réalisées par des bureaux privés pour évaluer :
- l'Opérateur privé chargé de la mise place des CMEC ;
- les SVD mises en place par la CMDT.
L'équipement de la DPS et des autres sections en matériel informatique et l'extension du réseau interne ont beaucoup amélioré la qualité du travail.

Situation du personnel de l'UGP

Libellé
Effectif

Objectifs initiaux
Objectifs revus
Existant 2003
Existant 2004

Mise en place du personnel
-
-
-
-

* Direction du programme
-
-
-
-

Directeur
1
1
1
1

Chef DAF
1
1
1
1

Chef DPS
1
1
0
0

* Chefs de sections
-
-
-
-

Personnel et administration
1
1
1
1

Crédit
1
1
1
1

Comptabilité et finance
1
1
1
1

Formation et actions femmes
1
1
1
0

Programmation
1
1
1
1

Suivi-évaluation
1
1
1
1

Informaticien Statisticien
0
1
1
1

* Personnel d'appui
-
-
-
-

Contrôleur d'enquête
1
1
1
1

Enquêteurs
10
10
10
10

Secrétaires
3
3
3
3

Secrétaire réceptionniste
0
1
1
1

Aide comptable
1
1
1
1

Secrétaire Opérateur
1
1
1
1

Chauffeurs
6
6
6
6

Planton Gardien Chargé d'entretien
1
1
1
1

Source : UGP/PDR-MS

L'intérim du chef DPS est assuré par le chef de la Section

Bilan formation du personnel de l'UGP/ PDR (Budget x 1000 FCFA)

Thèmes
Bénéficiaires
Lieux
année 1998
année 1999
année 2000
année 2001
Total

P
R
P
R
P
R
P R 10 658,54

1. Managements des moyens financiers et des ressources humaines dans les Entreprises, projets de développement Durée : 4 semaines
Directeur C/DPS France* FORHOM
0
0
5 000
0
5 000
0
0
10 658,54 10 000

2. Planification opérationnelle et contrôle de projets . Durée : 3 semaines C/DPS et C/SP France FORHOM 5 000 0 5 000 0 0 0 - 9851,898 10000 9 851,90

3. Pilotage d'un projet de développement par un dispositif de suivi- évaluation C/SSE France - - 0 - - - - - - -

C/DPS FORHOM 6 000 4762 0 4762 0 0 - - 6 000 9 524,00

4. Formation en genre et développemen C/SFAF ACOPAM(BIT) 3 000 0 0 0 0 0 - 3888,943 3 000 3 888,94

Durée : 4 semaines - Sénégal - - - - - - - - - -

5. Formation au nouveau plan comptable C/ DAF Bamako - - - - - - - - - -

SYSCOA.Durée : 2 semaines C/S Comptable MALI 2 000 0 0 0 0 0 - - 2 000 -

6. Initiation à l'informatique Tous Cadres San - - - - - - - - - -

Durée : 4 semaines - MALI 2 500 350 0 0 0 0 - - 2 500 350

Maîtrise de logiciels spécifiques(tableurs C/DAF,C/Scom - - - - - - - - - - -

Traitement de données statistiques et Word) Aide Comptable MALI 2 000 180 0 0 0 1 795 - - 2 000 1 975,00

7. Maîtrise de logiciels spécifiques(tableurs) Traitement de données statistiques et Word) ACCESS (gestion de la base de donnée et Analyse des données) DPS Tous Cadres MALI 0 0 4000 1926 0 2 202 - - 4000 4 128,00

8. Echange d'expérience dans un projet C/DAF Matam - - - - - - - - - -

Similaire. Durée : 2 semaines - Sénégal 1 500 0 0 1 507 0 0 - - 1 500 1 507,00

9. Logiciels de comptabilité et Recyclage C/DAF,C/Scom - - - - - - - - - - -

Durée : 2 semaines Aide Comptable MALI 4 000 0 1 000 0 1 000 0 - - 6 000 -